Digitalisierung und Rechnungswesen – Warum eine gute Software viel Arbeit abnimmt

Geschrieben am von Redaktion

Buchhaltung leicht gemacht: Eine gute Software spart Zeit und schont die Nerven

Buchhalter und Unternehmer stehen derzeit immer größeren Herausforderungen gegenüber. Die Verantwortlichen sollen nach Möglichkeit viele Aufgaben gleichzeitig erledigen und dabei natürlich immer den Überblick behalten. Und auch wenn vor Jahren noch alles manuell und per Durchschreibebuchführung erledigt wurde: Oft hat es den Anschein, dass früher alles einfacher und unkomplizierter war. Zum Glück gibt es heute praktische Helfer, die der Buchhaltung eine Menge Arbeit abnehmen.

Warum ist das Rechnungswesen eigentlich so kompliziert geworden?

Dafür gibt es mehrere Ursachen. Eine davon ist die Hardware. Zwar braucht ein kleines Unternehmen für seine Buchführung keinen Supercomputer, dennoch sollte die Hardware auf dem neuesten Stand der Technik sein. Warum? Nehmen wir mal an, es trudeln auch in Zeiten der Digitalisierung immer noch hin und wieder Papierbelege ein. Diese müssen dann natürlich GoBD-konform digitalisiert werden, das heißt, es werden leistungsfähige und moderne Scanner benötigt. Die GoBD muss bekanntlich jeder Unternehmer einhalten. Doch die Archivierung ist in vielen Fällen mit viel Aufwand verbunden. Außerdem schleichen sich dabei oft Fehler ein, die bei einer eventuellen Betriebsprüfung böse Konsequenzen haben können. Darum setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen, was bedeutet, sie nutzen eine GoBD-konforme Software. Sie übernimmt quasi das Denken, verschafft den Mitarbeitern freie Kapazitäten und bietet ein Höchstmaß an Transparenz und Effizienz.
Doch genau da fängt das zweite Problem an. Eine weitere Herausforderung ist nämlich die zunehmende Arbeitsbelastung durch die Digitalisierung. Dabei sollte doch gerade die eher zu einer Entlastung führen, oder? Eigentlich schon, aber: Typisch für die heutige Zeit sind die immer größer werdenden Datenberge, die verarbeitet werden wollen. Diese riesigen Datenmengen müssen nämlich nicht nur eingegeben und verarbeitet, sondern auch kontrolliert werden. Das wiederum kostet Zeit. Darum muss die verwendete Software so nutzerfreundlich wie möglich sein, damit der höhere Aufwand wieder kompensiert wird.

Was kann eine Buchhaltungs-Software alles leisten?

Eine gute Software kann heute mehr als nur Buchhaltung. Sie übernimmt die Liquiditätsplanung und das Mahnwesen, generiert den Jahresabschluss und die Bilanz und unterstützt die Offene-Posten-Abstimmung. Auch die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung wird von ihr automatisch erledigt. Selbst für das Online-Banking ist sie zuständig, denn sie kann Kontoauszüge importieren, Überweisungen und Lastschriften verarbeiten und mithilfe eines Assistenzsystems Buchungsregeln speichern. Je nach Produkt versieht die Software Belege mit Eingangs-, Prüf- und Buchungsstempeln. Die meisten Programm verfügen zudem über eine DATEV-Schnittstelle. Weil auch die meisten Steuerberater mit DATEV arbeiten, können Daten dann problemlos und ohne großen Aufwand weitergeleitet werden: beispielsweise um Geschäftsabschlüsse zu erstellen.

Wo bekomme ich eine gute Buchhaltungs-Software?

Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Software auf dem neuesten Stand ist. Damit die Mitarbeiter der Buchhaltung oder die Unternehmer selbst nicht erst noch erst eine Zusatzqualifikation erwerben müssen, sollte sich das Programm intuitiv bedienen lassen. Zwar ist es normal, dass es etwas Zeit in Anspruch nimmt, bis der Umgang mit der Software wirklich sitzt, danach sollte die Bedienung aber reibungslos funktionieren. Bei Haufe Shop gibt es gute Finance-Programme im Sortiment, so dass interne Geschäftsabläufe in Zukunft viel effizienter und schneller ablaufen. Wichtig ist außerdem, die Software an die individuellen Anforderungen beziehungsweise an die des Unternehmens anzupassen. Unnötige Funktionen halten nur auf und erschweren die Bedienung. So ist beispielsweise die Anlagenbuchhaltung nicht für jeden relevant, während das digitalisierte Einlesen von Rechnungen quasi für jeden ein Muss ist. Als Fazit lässt sich aber sagen, dass eine gute Software immer ein Gewinn ist.